Personuppgifter, dataskydd och Puls Visselblåsartjänst

INTEGRITETSPOLICY

Den 25 maj 2018 träder den nya europeiska dataskyddsförordningen GDPR i kraft. EU:s nya dataskyddsförordning GDPR blir direkt tillämplig i Sverige och kommer tillsammans med en ny nationell Dataskyddslag ersätta den nuvarande Personuppgiftslagen (PuL). Begreppen Personuppgiftsansvarig respektive Person- uppgiftsbiträde är inget nytt utan återfinns även i PuL idag, men ansvaret för båda parter stärks i och med de nya reglerna. Både ansvarig och biträde ska veta vilka personuppgifter som hanteras och i vilka sammanhang, med vilken laglig grund det sker, vem som är behörig till uppgifterna och hur de skyddas samt hur länge de lagras och varför. Vi har därför en policy som fastställer hur personuppgifter bearbetas och skyddas hos Puls Bemanning.

VEM ÄR REGISTERANSVARIG FÖR DINA PERSONUPPGIFTER

Puls Bemanning är registeransvarig för de personuppgifter som du skickar till oss och ansvarar för dina personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

PersonalUthyrning, Logistik & Service Anderstorp AB

Organisationsnummer: 556803-3343

Box 104
334 22 Anderstorp
Sverige
Telefon: +46 371 176 30
E-post: info@pulsbemanning.se

VEMS PERSONUPPGIFTER BEHANDLAR VI OCH VARFÖR?

All information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person som är i livet är personuppgifter.

Puls Bemanning behandlar personuppgifter om dig i de fall du t.ex. privatperson, anställd, anhörig till en anställd och uppdragsgivare. De personuppgifter som behandlas är exempelvis namn, kontaktuppgifter, personnummer och i vissa fall kontonummer, kopia på ID-handling, inkomstuppgifter, ekonomiska förhållanden samt hälsouppgifter och historik om anställning, Dessa kan delas in i olika intressenter:

Kandidater – Är personer som är i kontakt med Puls Bemanning beträffande arbete hos oss eller våra kunder. Dessa har aktivt registrerat sig i vår kandidatdatabas.
Anställda – Denna gruppen rör personer som är anställda eller varit anställda i vår konsultverksamhet och på våra kontor.
Leverantörer – Här ingår kontaktpersoner på företag som vi köper produkter och tjänster av.
Kunder – Kontaktpersoner på företag som köper våra tjänster.
Potentiella kunder – Kontaktpersoner på företag som kontaktat oss vid behov av konsulter.
Övriga intressenter – Här klassas personer som Puls Bemanning har kontakt med i olika Det kan vara referenspersoner för en arbetssökande och anhörig till anställd.

HUR ANVÄNDER VI DINA PERSONUPPGIFTER?

Personuppgifterna till intressentgrupperna används på olika sätt beroende på jobbsammanhang. Se nedan uppställning:

Kandidater

Vad använder vi dina personuppgifter till?

Vi hanterar och utvärderar din jobbansökan och din kompetens.
Erbjuder jobb baserat på dina kompetenser och önskemål. Skickar relevant information via e-mail eller sociala medier.
Löpande kommunikation kring de jobb som du sökt via Puls Bemanning.

Vilka personuppgifter kan vi komma att samla in?

E-postadress.
Kompetenser och tidigare erfarenhet inhämtat genom ditt CV, Sociala medier och genom intervju.
Fotografi som är inkluderat i ditt CV.
I vissa fall i samband med en rekryteringsprocess kan vi inhämta en bakgrundkoll rörande dig. Det kan vara information om inkomst, ärenden hos Skattemyndigheten och Kronofogdemyndigheten, civilstånd, körkort, ärenden hos domstolar och eventuella domar.

Hur har vi samlat in dina personuppgifter?

Uppgifterna har skickats av dig eller registrerats via vår hemsida vid ansökan till ett jobb.
Vi har samlat in uppgifterna från exempelvis en referensperson, kunder och jobbsajter som Arbetsförmedlingen etc.
Vi har samlat in personuppgifterna via sociala medier genom att du har kommenterat något eller ställt frågor till oss angående en platsannons.

Med vem delar vi informationen?

Puls Bemanning arbetar med rekrytering och bemanning vilket innebär att vi delar dina uppgifter med kunder gällande konsultuppdrag eller rekrytering. Vi kan komma att lämna dina uppgifter till en tredjepartsleverantör som vi anlitar till att utföra tjänster för vår räkning exempelvis tekniska eller administrativa tjänster. Dessa tredjepartsleverantörer får inte använda dina personuppgifter för egna syften vilket i sin tur är reglerat i avtal med dessa leverantörer.

Vilka rättigheter har du?

Radering av personuppgifter

Om du har registrerat ditt CV på http://www.pulsbemanning.se/jobba-hos-oss/ kan du kontakta oss och begära att vi raderar ditt CV och personuppgifter som vi samlat in om dig.

Rätt att göra en invändning

Du har rätt att göra en invändning mot att vi använder dina personuppgifter, detta gör du genom att kontakta oss och informera om dina invändningar.

Rättelse av dina personuppgifter

Du har också rätt att begära att vi korrigerar eller raderar uppgifter som är felaktiga eller ofullständiga.

Tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att få tillgång till vilka uppgifter vi bearbetar som gäller dig. Detta görs via kontakt med administrationsavdelningen på Puls Bemanning.

Hur länge behåller vi informationen?

Vi förbehåller oss rätten att lagra informationen om dig så länge rekryterings eller matchningsarbetet fortlöper och tills du meddelar oss att du inte längre vill finnas med i vår kandidatdatabas.

Anställda

Vad använder vi dina personuppgifter till?

När du blir anställd hos oss på Puls Bemanning ingår du ett avtal med oss som arbetsgivare. I detta förhållande krävs att vi som arbetsgivare behandlar en större mängd personuppgifter, detta eftersom vi som arbetsgivare har en del krav som vi måste följa, exempel på dessa är arbetsmiljölagstiftning, lag om sjuklön, semesterlagen, skattelagstiftning m.fl.

Vilka personuppgifter kan vi komma att samla in?

E-postadress.
Kompetenser och tidigare erfarenhet inhämtat genom ditt CV, Facebookprofil och genom intervju.
Fotografi som är inkluderat i ditt CV.
Lön, pension och förmån.
Kön.
Anställningshistorik och tidrapportering.
Familjeförhållande som närmast anhörig vid nödkontakt. Antal barn samt deras födelseår för ersättning från Försäkringskassan.
Information kopplat till genomgångna kurser och utbildningar.
Det kan vara information om inkomst, ärenden hos Skattemyndigheten och Kronofogdemyndigheten, civilstånd, körkort, ärenden hos domstolar och eventuella domar.

Hur har vi samlat in dina personuppgifter?

Du har själv uppgett dessa under rekryteringsprocessen och i samband med din anställning.
Uppgifterna har kommit ifrån andra källor såsom myndigheter, tredjepartsleverantörer som utför tjänster åt oss (löner) samt från referenspersoner och kunder.

Med vem delar vi informationen?

Då våra anställda arbetar som konsulter delar vi med oss av vissa personuppgifter till våra kunder för exempelvis tidsstämpling. Kunden i sin tur delar med sig av informationen till oss på Puls Bemanning angående våra anställdas prestation på det aktuella uppdraget.

Är du anställd på något av våra lokalkontor kan dina kontaktuppgifter komma att delas till konsulter, kunder, kandidater, leverantörer eller andra intressenter. Vi kan komma att lämna dina uppgifter till en tredjepartsleverantör som vi anlitar till att utföra tjänster för vår räkning exempelvis tekniska eller administrativa tjänster. Dessa tredjepartsleverantörer får inte använda dina personuppgifter för egna syften vilket i sin tur är reglerat i avtal med dessa leverantörer. Dina personuppgifter kan även komma att lämnas ut i andra fall när det krävs enligt lag.

Vilka rättigheter har du?

Radering och rättelse av personuppgifter

Du har rätt att begära att vi raderar eller korrigerar uppgifter som är felaktiga eller ofullständiga. Det är din skyldighet att du meddelar oss om dina uppgifter skulle vara felaktiga då dessa är grundläggande för din anställning i löne- eller andra sammanhang. När du avslutar din anställning hos Puls Bemanning kommer de personuppgifter som inte längre behövs raderas.

Tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att få tillgång till vilka uppgifter vi bearbetar som gäller dig. Detta görs via kontakt med administrationsavdelningen på Puls Bemanning.

Hur länge behåller vi informationen?

Vi kommer att behålla dina personuppgifter så länge du är anställd hos oss. En stor del av uppgifterna raderas automatiskt när du slutar din anställning hos oss, dock finns det en del uppgifter som vi behöver spara längre då det krävs enligt svensk lagstiftning.

Leverantörer

Vad använder vi dina personuppgifter till?

De personuppgifter som vi behandlar gällande våra leverantörer är de som används i jobbrelationssyfte.

Vilka personuppgifter kan vi komma att samla in?

Namn.
Titel.
Telefonnummer till arbetet.
E-mailadress till arbetet.

Hur har vi samlat in dessa personuppgifter?

Vi har fått uppgifterna från dig.
Vi har fått uppgifterna av din arbetsgivare eller kollega.
Vi har hittat uppgifterna på ditt företags hemsida.

Med vem delar vi informationen?

Personuppgifterna används inom vår organisation för att vi ska kunna upprätthålla vår affärsmässiga relation med er som leverantör. Vi kan också komma att dela med oss av kontaktuppgifter om våra leverantörer om en extern part skulle be om eventuell rekommendation inom företagets bransch.

Vilka rättigheter har du?

Radering och rättelse av personuppgifter

Du har rätt att begära att vi korrigerar eller raderar felaktiga eller ofullständiga uppgifter. Om du har bytt tjänst på företaget eller inte längre arbetar kvar och om vi har därmed erhållit en ny kontaktperson är det med fördel att även denna informationen kommer oss tillhanda.

Tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att få tillgång till vilka uppgifter vi bearbetar som gäller dig. Detta görs via kontakt med administrationsavdelningen på Puls Bemanning.

Hur länge behåller vi informationen?

Vi sparar personuppgifterna så länge de är användbara för oss i vår yrkesmässiga relation. Om det kommer till vår kännedom att dina arbetsuppgifter hos ditt företag ändras eller att du har bytt arbetsgivare raderas uppgifterna.

Kunder och potentiella kunder

Vad använder vi dina personuppgifter till?

Kund: Vi behandlar vissa personuppgifter om kontaktpersoner eller beställare som arbetar hos någon av våra kundföretag, detta för att kunna upprätthålla vår yrkesmässiga relation. Uppgifterna behandlas enligt svensk lagstiftning (bokföringslagen och skattelagstiftningen).

Potentiella kunder: I marknadsföringssyften där vi vill kunna erbjuda våra tjänster till företag som inte känner till oss samlar vi in kontaktuppgifter till nyckelpersoner för vidare kontakt.

Vilka personuppgifter kan vi komma att samla in?

Namn.
Titel.
Telefonnummer/Mobilnummer till arbetet.
E-mailadress till arbetet.
Noteringar kring vårt samtal eller/och dialoger.

Hur har vi samlat in dessa personuppgifter?

Vi har fått uppgifterna från dig.
Vi har fått uppgifterna av din arbetsgivare eller kollega.
Vi har hittat uppgifterna på ditt företags hemsida eller på jobbsajter som Linkedin m.fl.

Med vem delar vi informationen?

Personuppgifterna används inom vår organisation för att vi ska kunna upprätthålla vår affärsmässiga relation med er som kund. Vi kan också komma att dela med oss av kontaktuppgifter om våra kunder om en extern part skulle be om eventuell rekommendation inom företagets bransch.

Vilka rättigheter har du?

– Radering och rättelse av personuppgifter

Kund: Du har rätt att begära att vi korrigerar eller tar bort uppgifter som är felaktiga eller ofullständiga. Om du har bytt tjänst på företaget eller inte längre arbetar kvar och om vi har därmed erhållit en ny kontaktperson är det med fördel att även denna information kommer oss tillhanda. Om du någon gång har handlat av oss kan vi inte radera dina personuppgifter helt då de kan komma att användas vid fakturering eller i bokföringssyfte.

Potentiell kund: Om du inte vill finnas i vårt CRM-system kan du meddela oss detta och vi kommer inte längre att ha dig med i vårt system.

Tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att få tillgång till vilka uppgifter vi bearbetar som gäller dig. Detta görs via kontakt med administrationsavdelningen på Puls Bemanning.

Hur länge behåller vi informationen?

Kund/Potentiell kund: Vi sparar kontaktuppgifter på dig som representerat för ett företag som beställt en tjänst/uppdrag av oss eller som kontaktperson till ett potentiellt företag tills vi inte har mer användning av uppgifterna eller till dess att du meddelar oss att du inte längre vill finnas med i vårt CRM-system.

Övriga intressenter

Vad använder vi dina personuppgifter till?

Under kategorin Övriga intressenter hamnar samtliga individer som inte ingår under någon av de andra kategorierna. Denna grupp kan bestå av referenser i ett anställningsarbete, en kontakt i ett yrkesnätverk, branschkollega, säljare från andra företag m.fl. Det är därför svårt att beskriva och täcka in exakt vad vi använder uppgiften till i varje fall. Nedan beskrivs exempelgrupper som troligtvis inte är heltäckande.

Referenser i ett anställningsarbete:
När en kandidat är aktuell för en tjänst kontaktas personer som kan ge information om hur kandidaten har fungerat på en annan arbetsplats. För att vi på Puls Bemanning ska kunna ta kontakt med referensen behövs namn och telefonnummer. I de flesta fall behöver vi också veta vad personen har för position och vilken relation denne har haft med kandidaten.

Nödkontakter/närmast anhörig till anställda:
När någon blir anställd hos oss tar vi in en så kallad nödkontakt, dvs en nära anhörig till den anställde som vi kan kontakta om det skulle hända något under arbetstid eller på åtagande/resor som sker inom jobbets ramar.

Personer som tar kontakt med oss på sociala medier, genom vår växel, hemsida och per mail:
Om du tagit kontakt med oss med någon fråga, eller i annat ärende, så kan vi komma att spara dina personuppgifter för att senare kunna komma i kontakt med dig.

Samarbetspartners, kollegor i vår bransch, säljare och nyckelpersoner på andra företag, personer i yrkesnätverk, mediakontakter och liknande:
Vi kan komma att spara dina kontaktuppgifter för framtida kommunikation. Vi som företag måste kunna spara denna information för att effektivt kunna verka på marknaden samt skapa relationer som främjar vårt och andra företags tillväxt.

Vilka personuppgifter kan vi komma att samla in?

Namn.
Titel.
Telefonnummer.
E-mailadress.

Hur har vi samlat in dessa personuppgifter?

Vi har fått personuppgift av arbetssökande i referenshänseende.
Vi har fått personuppgift av dig personligen, per mail eller visitkort.
Vi har fått personuppgift av din arbetsgivare eller kollega.
Vi har fått dessa av dig genom att du lämnat intresse av att bli kontaktad eller har kontaktat oss via telefon, sociala medier, hemsida (inklusive chatt), info-mail eller personliga mailboxar.

Med vem delar vi informationen?

Vi skiljer på personer som är i kontakt med oss i egenskap av privatperson och personer som är i kontakt med oss för ett företags vägnar. Personuppgifter i det första fallet är vi mer restriktiva med och delar inte dessa uppgifter med någon externt. När det gäller personuppgifter till yrkespersoner är vi inte lika restriktiva då delningar av kontakter inom yrkesnätverk främjar affärer och företagens tillväxt. Personuppgifter där du representerar ett företag anser vi inte heller är lika integritetskänsliga som personuppgifter rörande privatperson.

Vi använder tredjepartsleverantörer som vi anlitar för att utföra tjänster för vår räkning (som tekniska, administrativa, marknadsrelaterade eller andra tjänster) när så krävs för de syftet att vi ska kunna hantera kontakter med övriga intressenter. Dessa tredjepartsleverantörer får inte använda dina personuppgifter.

Vilka rättigheter har du?

– Radering och rättelse av personuppgifter

Du kan ta kontakt med oss och begära att dina personuppgifter rättas eller raderas. Om vi inte har något syfte eller ändamål med att behålla din personuppgift kommer vi att radera dessa. I vissa fall kan vi komma att behålla uppgiften trots att du begär det vilka kan vara om du till exempel varit referens i en tillsättning vi kommer i det fallet luta oss på laglig grund berättigat intresse.

Tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att få tillgång till vilka uppgifter vi bearbetar som gäller dig. Detta görs via kontakt med administrationsavdelningen på Puls Bemanning.

Hur länge behåller vi informationen?

Referenser i ett anställningsförfarande:

Referensens kontaktuppgifter kommer att sparas på enbart den kandidaten som ingått anställning.

Nödkontakter/närmast anhörig till anställda:

Sparas så länge någon är anställd. Den anställde ansvarar för att informationen är korrekt och uppdaterad.

Personer som tar kontakt med oss på sociala medier, genom vår växel, hemsida och per mail:

Sparas så länge uppgiften behövs för att möjliggöra och upprätthålla kommunikationen.

Samarbetspartners, kollegor i vår bransch, säljare och nyckelpersoner på andra företag, personer i yrkesnätverk, mediakontakter och liknande:

Information sparas så länge som den kan ses ha ett syfte och ändamål.

LAGLIG GRUND

För att vi som företag ska kunna spara olika individers personuppgifter måste vi ha en laglig grund till detta. Har vi ingen laglig grund kan vi inte behandla några personuppgifter. Det finns totalt sex stycken lagliga grunder under GDPR och det är fyra som är aktuella för oss på Puls Bemanning:

Samtycke – Du som person har gett oss din uttryckliga tillåtelse att hantera dina personuppgifter till vissa ändamål som du tydligt fått information om. Detta ska med fördel vara skriftligt. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke och då måste vi sluta med den specifika behandlingen.
Avtal – Du har ingått ett avtal med oss. Vi får hantera dina personuppgifter till att uppfylla de villkoren som finns i avtalet.
Rättslig förpliktelse – Vi som företag måste hantera dina personuppgifter för att kunna följa annan lagstiftning.
Berättigat intresse – Vårt intresse att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt intresse och risken för att kränkning av din personliga integritet utsätts för risker är väldigt små.

Vilken laglig grund baserar vi vår behandling av dina personuppgifter på?

Kandidater
När du registrerat ditt CV på vår hemsida baseras vår behandling på laglig grund Avtal. Vid bakgrundskontroller får du dock ge särskilt samtycke.

Anställda
Som anställd hos oss har du ett anställningsavtal skrivet oss emellan, laglig grund Avtal. När du senare avslutat din anställning så måste vi enligt svensk lag i sju (7) år ytterligare hantera en del av dina personuppgifter, då går vår behandling under laglig grund Rättslig förpliktelse.

Leverantörer och Kunder
I de fall då man köper in en vara eller tjänst så ingår man i ett avtalsförhållande, därför kan vi basera den behandling som görs mellan oss och annan part på laglig grund Avtal. Om avtalet löper ut för en kund måste vi enligt svensk lag ändå hantera viss information rörande den beställande parten i ytterligare sju (7) år efter utförandet av tjänsten under laglig grund Rättslig förpliktelse.

Potentiella kunder
När vi marknadsför oss till andra företag och behandlar personuppgifter för anställda hos dessa företag lutar vi oss på berättigat intresse som laglig grund.

Övriga intressegrupper
Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter för denna grupp kan variera beroende på i vilket avseende som vår kontakt har uppkommit. I de flesta fall kommer vi att initialt använda berättigat intresse som laglig grund. Ser vi att individen vars personuppgift vi behandlar hamnar inom någon av de andra intressegrupperna kommer den lagliga grund som är applicerbar för den gruppen gälla.

VÅRA KONTAKTUPPGIFTER

Om du vill komma i kontakt med oss på Puls Bemanning rörande dina personuppgifter kan du skicka ett e-post till: info@pulsbemanning.se.

På samma adress kan du:

Begära att få ut ett registerutdrag, begära ändring eller radering av dina personuppgifter.
Anmäla om du misstänker att dina personuppgifter på något sätt kommit obehörig tillhanda genom vår behandling eller genom våra tredjepartsleverantörers behandling.
Skicka in synpunkter eller förslag rörande vår Integritetspolicy.
Ställa frågor om vår behandling av dina personuppgifter.

Vi tar även emot telefonsamtal på 0371-176 30 eller 0370-30 78 60.

Vill du hellre komma i kontakt med oss per post så skicka dina synpunkter

TILLSYNSMYNDIGHET

Om du anser att Puls Bemanning på något sätt brutit i vår hantering av dina personuppgifter kan du anmäla detta till Datainspektionen.

De är tillsynsmyndighet över personuppgiftsbehandling och dataskydd.

Kontaktuppgifter:

Telefon: 08-657 61 00
E-post: datainspektionen@datainspektionen.se
Fax: 08-652 86 52
Datainspektionen
Box 8114
104 20 Stockholm

VISSELBLÅSARTJÄNST

Puls Bemanning och Rekrytering värnar om säkerhet och respekt för alla människor som berörs av vår verksamhet. Visselblåsartjänsten är ett verktyg för att upprätthålla en god styrning i bolaget och bevara medarbetares, kunders, konsulters, och leverantörers förtroende för oss.

Visselblåsartjänstens syfte är att risker och brister i verksamheten snabbt ska uppmärksammas, utredas och åtgärdas, vilket bidrar till ett hållbart företagande och god affärsetik.

Det finns många anledningar till att det är bra att säga ifrån. Det kan vara etiskt motiverat, nödvändigt utifrån tillämpliga lagar och bestämmelser, nödvändigt för att skydda medarbetares hälsa och säkerhet eller påkallat för att minimera risken för att skada företagets anseende.

Vem kan använda visselblåsartjänsten?

Visselblåsartjänsten ger befintliga medarbetare, konsulter, praktikanter och personer som annars utför arbete under Puls Bemanning och Rekryterings kontroll eller ledning möjlighet att slå larm om allvarliga risker för oegentligheter som kan påverka människor, vår organisation, samhället eller miljön. Även personer som söker arbete eller har utfört arbete i någon av kategorierna enligt ovan kan rapportera missförhållanden.

När kan visselblåsartjänsten användas?

Visselblåsarlagen gäller vid rapportering i ett arbetsrelaterat sammanhang av information om missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram eller handlingar som bryter mot EU:s eller nationell lagstiftning. Det kan till exempel röra sig om korruption och finansiella oegentligheter, brott som rör hälsa och säkerhet, miljöbrott eller integritetsbrott.

Genom visselblåsartjänsten kan du på ett säkert och strukturerat sätt rapportera utan risk för repressalier. Som rapportör är du skyddad och vi som verksamhetsutövare får inte försöka hindra rapportering eller vidta repressalier mot dig, ombud eller anhörig.

Det är viktigt att du slår larm om du misstänker eller är orolig för att något inte går rätt till i verksamheten. Det ger oss en möjlighet att förebygga och korrigera om något har gått fel.

Hur går det till att rapportera ett visselblåsarärende?

Oavsett om du väljer att rapportera anonymt eller inte är rapporter, utredningar och diskussionerna kring dessa strikt konfidentiella och behandlas endast av personer med specifika uppdrag för sådan hantering.

Du kan även rapportera via externa rapporteringskanaler till behörig myndighet, t.ex. Konkurrensverket, Livsmedelsverket, Skatteverket eller Arbetsmiljöverket beroende på ärende eller skickar in din rapport eller frågor till visselblasning@pulsbemanning.se